Hello les clubs ! Une nouveauté attendue est en ligne dès aujourd'hui : la gestion complète des vols à frais partagés. Le pilote ne paie que sa part, les passagers versent leur participation directement au club, et tout est tracé. Voici comment ça marche, côté admin comme côté pilote.
🏛️ Pourquoi cette fonctionnalité ?
Partager les coûts directs d'un vol (location de l'appareil, carburant, redevances) entre tous les occupants est parfaitement légal en Europe : c'est la règle des vols à frais partagés (règlement UE 965/2012), à condition que le pilote paie sa part, qu'il n'y ait aucun bénéfice, et que 6 personnes maximum se partagent les frais, pilote compris.
En revanche, un passager qui rembourse le pilote de la main à la main — même en toute bonne foi — peut faire requalifier le vol en transport illégal, et des clubs ont déjà été condamnés pour de simples arrangements entre amis. La règle d'or : l'argent des passagers va au club, jamais au pilote. C'est exactement ce que 4fly automatise, avec une traçabilité complète en cas de contrôle.
✈️ Côté admin : activer les vols à frais partagés
Direction Réglages → Types de vol : créez (ou modifiez) un type de vol — par exemple « Nav à frais partagés » — et cochez la case « Vol à frais partagés ».
- Optionnel : choisissez un tag requis pour réserver ce type de vol aux pilotes agréés par votre club (expérience minimale, décision du bureau…). Seuls les porteurs du tag pourront saisir ce type de vol.
- Un seul type suffit : plus besoin de multiplier les catégories « à la moitié », « au tiers », « au quart » — la répartition se calcule toute seule selon le nombre de passagers.
🧑✈️ Côté pilote : saisir le vol
À la saisie du vol, choisissez le type « frais partagés », indiquez le nombre de passagers payants (selon les places de l'appareil) et nommez-les : membres du club (sélection dans la liste) ou personnes extérieures (nom, e-mail).
L'aperçu affiche immédiatement le coût total de l'appareil, votre part et la part de chaque passager — en parts égales, comme le veut l'esprit de la réglementation. Vous n'êtes facturé que de votre part, ni plus ni moins.
💰 L'encaissement des participations
- Les passagers membres du club sont automatiquement débités de leur participation sur leur compte pilote. Rien à faire.
- Pour les passagers extérieurs, le club encaisse la participation (espèces, carte, virement ou chèque) puis la marque « réglée » en un clic.
- Tout se retrouve automatiquement dans la comptabilité du club, en produits des vols. Le total encaissé correspond toujours au coût complet du vol, au centime près.
📋 Le registre : votre preuve en cas de contrôle
Dans le menu Finances → Registre des vols à frais partagés, vous retrouvez toutes les participations : quel vol, quel payeur, quel montant, réglé quand et comment. Le registre s'exporte en un clic — c'est LE document à présenter en cas de contrôle pour démontrer que votre club fait les choses proprement.
⚠️ Bon à savoir
- Le partage porte sur le coût de l'appareil uniquement : l'instruction ne se partage pas.
- Les packs d'heures ne s'appliquent pas sur un vol à frais partagés.
- Maximum 6 personnes se partageant les frais, pilote compris.
- Une fois la participation d'un passager extérieur encaissée, le vol est verrouillé : le club doit d'abord annuler l'encaissement pour le modifier — votre registre reste ainsi inattaquable.
Une question, un retour, une demande de feature ? Écrivez-nous à [email protected] — chaque message est lu et priorisé.
Bons vols à toutes et tous ! ✈️
— L'équipe 4fly