C'est le cauchemar administratif de tout secrétariat d'aéro-club : le fameux fichier Excel de suivi des validités. Une colonne pour le SEP, une pour la visite médicale, une pour le PPL, une autre pour l'anglais FCL055... Avec 150 membres, cela fait des centaines de dates à surveiller manuellement.
Le risque ? Une cellule Excel mal copiée, une date oubliée, et un pilote se retrouve aux commandes alors que sa validité licence pilote privé ou son médical a expiré la veille. En cas d'incident, c'est la responsabilité du président qui est engagée, et l'assurance qui se désiste.
Chez 4fly.io, nous avons remplacé cette "usine à gaz" par un système automatisé, visuel et sécurisé.
Un portefeuille numérique intelligent
Fini le temps où l'on demandait la photocopie papier à ranger dans un classeur poussiéreux. Avec 4fly, chaque pilote dispose d'un espace administratif numérique structuré.
Le système gère nativement la complexité des titres aéronautiques :
- Licences : PPL, LAPL, CPL, ULM... Chaque titre est enregistré avec son numéro (ex: FRA.FCL.PA...), son autorité de délivrance (DGAC, FFA, EASA) et ses dates.
- Médicaux : Classe 1, Classe 2, LAPL.
- Qualifications : SEP, MEP, Vol de nuit, Montagne, etc.
Chaque entrée permet de stocker le scan du document original (PDF ou image). Mais contrairement à un simple stockage type Dropbox, 4fly comprend les dates.
Le système de "Feux Tricolores" : Visualisez l'état de votre club
L'administrateur n'a plus besoin de parcourir des lignes de dates pour trouver les problèmes. 4fly calcule en temps réel le statut de chaque validité et l'affiche avec un code couleur universel :
- 🟢 VERT (Valide) : Le pilote est en règle. La date d'expiration est lointaine.
- 🟠 ORANGE (Expire bientôt) : Le système détecte que l'échéance arrive dans moins de 3 mois. C'est le moment idéal pour que le système envoie une relance automatique ou que l'instructeur prévienne son élève de prendre rendez-vous chez le médecin aéronautique.
- 🔴 ROUGE (Expiré) : La date est dépassée. Le pilote est immédiatement flagué.
Ce calcul est dynamique : à minuit, le jour de l'expiration, le statut bascule automatiquement, sans intervention humaine.
Les instructeurs en première ligne
Le secrétariat ne doit pas être le seul gardien du temple. Les instructeurs (FI) ont besoin de savoir avant de monter en avion si leur élève ou le membre qu'ils lâchent est en règle.
Sur 4fly, l'interface instructeur intègre ces indicateurs. Un FI peut filtrer sa liste d'élèves pour afficher uniquement ceux dont le médical est "Expiré" ou "Expire bientôt". Cela permet de cibler les relances et d'éviter la mauvaise surprise devant l'avion : "Ah mince, ton médical n'est plus bon depuis hier, on ne peut pas voler."
Sécurité des données de santé : Une priorité absolue
Les dates de validité sont administratives, mais le certificat médical en lui-même est une donnée sensible. On ne stocke pas un certificat médical comme on stocke une facture de carburant.
L'architecture de 4fly répond aux exigences de confidentialité les plus strictes :
- Isolation (Private Buckets) : Les scans des certificats médicaux sont stockés dans un conteneur numérique privé et isolé ("bucket").
- URLs Signées : Contrairement à une image classique sur le web, le lien vers le document n'est pas public. Pour l'afficher, le serveur génère une "URL signée" temporaire, valide uniquement 1 heure et pour l'utilisateur autorisé.
- Permissions Strictes : Seul le pilote concerné, les administrateurs habilités et ses instructeurs peuvent voir le statut.
Conclusion
La gestion des validités ne devrait pas être un pari risqué reposant sur la vigilance d'un bénévole fatigué. En automatisant ce suivi, 4fly transforme une contrainte légale stressante en une simple formalité administrative.
Vous protégez votre club, vous protégez votre président, et vous aidez vos pilotes à ne jamais rater une échéance.
Votre fichier Excel vous fait peur ?
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