Dans beaucoup d’aéro-clubs, les impayés sont un tabou.

On n’ose pas relancer les pilotes, on laisse certains comptes dériver, et le trésorier finit par rattraper les décalages en fin d’année… au prix de soirées entières passées devant Excel.

Résultat :

• une trésorerie affaiblie,

• des décisions faussées par des soldes “pas vraiment à jour”,

• et une impression générale de gestion approximative.
  
  

Pourtant, il est possible d’assainir la trésorerie sans conflit, sans agressivité, et sans surcharger les bénévoles.
C’est précisément ce que 4fly permet grâce à ses outils de gestion automatique des impayés.

1. Le vrai problème des impayés en aéro-club

Les impayés ne sont pas causés par des “mauvais payeurs”.

En réalité :

• les pilotes ne connaissent pas toujours leur solde en temps réel,

• les méthodes de paiement ne sont pas pratiques,

• les relances manquent structure et régularité,

• et les bénévoles manquent de temps pour suivre chaque cas.

Résultat : les retards s’accumulent “sans faire exprès”.

👉 La solution n’est pas de “punir”, mais de rendre le système clair, automatique et prévisible.

2. Le système de blocage automatique : une prévention douce mais efficace

Le premier pilier du système 4fly repose sur un blocage intelligent des réservations.

Ce n’est pas une sanction : c’est une logique simple et transparente pour tous.

🔧 Paramètres configurables par club

Chaque aéro-club choisit sa propre philosophie grâce à 3 réglages :

Paramètre	Fonction
allow_negative_balance	Autorise ou non le solde négatif
max_negative_balance	Plafond de dette autorisé (ex : -100€, -1000€)
use_pending_balance_for_validation	Tient compte des transactions en attente

 

🎯 Comportement concret

Cas 1 : Le club

n’autorise pas

 le solde négatif

→ Dès que le solde < 0 €, les réservations sont bloquées.

Le pilote doit recharger avant de réserver.

Cas 2 : Le club autorise un solde négatif

jusqu’à un seuil

→ Le pilote peut descendre jusqu’à un certain montant (ex : -200€).

Au-delà, blocage automatique des réservations.

Cas 3 : Le club active le mode “prévisionnel”

→ Avant de réserver, 4fly vérifie :

• solde actuel

• transactions en cours

• vols en attente de validation

Si la future dette dépasse le seuil, la réservation est refusée.

3. Les relances automatiques : un trésorier serein, une trésorerie saine

C’est la fonctionnalité la plus appréciée des trésoriers : les relances automatiques.

🤖 Comment ça fonctionne ?

Chaque jour à 9h, un job automatique analyse les comptes pilotes.

Pour chaque pilote sous le seuil défini :

1. Un email est généré automatiquement.

2. Le mail contient :

   • son solde actuel,

   • sa dernière activité,

   • un lien de paiement Stripe personnalisé (click → paiement → solde crédité 2 secondes après).

3. La relance est enregistrée dans reminder_history.

4. Le système évite les doublons pendant 30 jours, même si le pilote reste en négatif.

💡 Pourquoi c’est “doux” et efficace ?

Parce que :

• le message est factuel,

• envoyé automatiquement sans émotion ni pression,

• discret,

• accompagné d’un moyen de paiement simple,

• et répétable tous les mois si nécessaire.

 

Les pilotes sont reconnaissants… et les comptes reviennent dans le vert.

4. Le prélèvement automatique (auto-debit) : la stabilité sans effort

Pour les clubs qui le souhaitent, 4fly propose un prélèvement automatique basé sur deux modes de paiement :

• Carte bancaire (prioritaire)

• SEPA (fallback)

⚙️ Déclenchement

Le prélèvement se fait automatiquement si :

• le solde du pilote < —10 €,

• et qu’un mandat SEPA ou une carte est enregistrée.

🔁 Algorithme complet

1. Tentative par CB.

2. Si échec → tentative SEPA.

3. Si 3 échecs consécutifs → auto-debit désactivé pour ce pilote.

4. Le pilote reçoit une notification.

💸 Commissions

• CB : 3 %

• SEPA : 1,5 %

Comparé au coût humain du suivi manuel des impayés, c’est largement rentable.

 

5. Un solde toujours à jour grâce au lien vol ↔ écriture comptable

Dans de nombreux clubs, les impayés s’aggravent parce que :

• les vols ne sont pas validés régulièrement,

• les écritures comptables ne sont pas synchronisées,

• les mises à jour sont faites une fois par mois (ou trimestre).

4fly corrige ce problème à la source :

• chaque vol validé → écriture comptable automatique,

• chaque paiement → écriture banque,

• solde mis à jour instantanément

Le pilote voit son solde en temps réel → il régule lui-même sa consommation.

 

6. La méthode douce, c’est aussi la transparence pour le pilote

Lorsque les pilotes savent :

• pourquoi ils sont bloqués,

• comment régulariser leur situation en 2 clics,

• où voir leur historique complet de paiements et vols,

• et qu’ils ne reçoivent pas des relances surprises,

Ils n’ont plus de raison de s’offusquer ou de “laisser traîner”.

4fly affiche :

• solde,

• prochaines relances,

• seuils du club,

• historique complet,

• lien paiement direct.

Résultat :

➡️ plus d’autonomie

➡️ moins de conflits

➡️ des finances propres

 

7. Le résultat concret pour les clubs utilisateurs

D’après nos retours clients :

• réduction de 40 à 70 % des impayés en quelques semaines,

• trésorerie plus stable (même en fin d’hiver),

• trésorier qui ne passe plus ses soirées à relancer,

• relations plus saines avec les membres,

• zéro “mauvaise surprise” au moment de l’AG.

 

Les clubs qui utilisaient Excel ou des tableaux manuels avant 4fly constatent souvent un effet immédiat :

les pilotes payent plus vite, plus facilement, sans insister.

 

8. Ce que vous gagnez réellement : temps, sérénité et crédibilité

Gagner 200€ d’impayés, c’est bien.

Gagner du temps, c’est mieux.

Un système automatisé :

• évite les tensions,

• renforce l’image moderne du club,

• donne confiance aux nouveaux membres,

• sécurise la gestion pour le bureau,

• réduit la charge mentale du trésorier.

 

Et surtout :

👉 vous consacrez votre énergie à l’aéronautique, pas à l’administratif.

 

👉 Envie d’assainir la trésorerie de votre aéro-club sans conflits ?

Demandez une démonstration personnalisée du système anti-impayés de 4fly.

 

En 15 minutes, vous verrez comment automatiser :

• les relances,

• les blocages intelligents,

• les seuils de dette,

• les prélèvements automatiques,

• et la mise à jour du solde pilote.

 

Votre trésorier vous dira merci. ✈️