Dans la plupart des aéro-clubs, l’administration repose sur… une poignée de bénévoles.
Toujours les mêmes. Toujours trop sollicités. Toujours "juste 5 minutes" pour dépanner.
Sauf qu’entre les vols à saisir, les cotisations à suivre, les relances à faire, les factures à envoyer, les licences à vérifier, les SMS à répondre… ces 5 minutes se transforment facilement en 5 à 10 heures par semaine.
La bonne nouvelle ?
Une grande partie de ce travail est répétitif et automatisable.
Avec un outil comme 4fly, on peut raisonnablement viser 50 % de tâches administratives en moins pour les bénévoles.
Voyons concrètement comment.
1. Les tâches qui épuisent vos bénévoles… et que 4fly automatise
Voici un aperçu des tâches qui prennent du temps aujourd’hui, et comment un logiciel de gestion association aéronautique comme 4fly les traite automatiquement :
| Tâche manuelle aujourd’hui | Automatisation avec 4fly |
|---|---|
| Saisie des vols + calcul du coût | Formulaire intelligent + calcul automatique |
| Relances cotisations et soldes négatifs | Emails/SMS automatiques programmés |
| Suivi des validités (licences, médicaux) | Alertes automatiques avant expiration |
| Génération de factures / écritures | Création automatique à la validation du vol |
| Mise à jour du compteur avion | Incrémentation automatique après chaque vol |
| Prélèvements automatiques | Auto-débit SEPA / CB programmé |
Résultat :
Les bénévoles ne passent plus leur temps à "pousser des chiffres" – ils peuvent se concentrer sur le contact humain, l’animation du club, la sécurité et la pédagogie.
2. Des robots au service du club : les jobs automatiques 4fly
Derrière l’interface de 4fly, des tâches planifiées tournent en permanence pour vous.
Pas besoin d’y penser, elles se déclenchent toute la journée.
Exemples de jobs automatiques :
- Envoi des emails : toutes les 2 minutes
- Synchronisation des calendriers instructeurs : toutes les 10 minutes
- Prélèvements automatiques : toutes les heures (de 8h à 20h)
- Newsletters programmées : toutes les 10 minutes
- Rappels de paiement : tous les jours à 9h
- Nettoyage des logs : tous les jours à 2h
Concrètement, ça veut dire quoi ?
-
Vous programmez une newsletter → 4fly se charge de l’envoyer à l’heure.
-
Un pilote est en négatif → le job de relance quotidienne le détecte et lui envoie un email de rappel.
-
Un prélèvement auto doit être tenté à nouveau → le job horaire s’en occupe.
Pendant ce temps, les bénévoles peuvent… voler, enseigner, respirer.
3. Packs d’heures prépayées : fini les tableaux croisés à la main
Les packs d’heures sont souvent un casse-tête :
-
Qui a acheté quoi ?
-
Combien reste-t-il d’heures ?
-
Est-ce que ce vol a bien été débité du bon pack ?
Si tout est géré dans Excel, un oubli ou une ligne mal saisie arrive vite.
Dans 4fly, les packs d’heures sont gérés nativement :
-
Le pilote achète un pack → le crédit est enregistré.
-
À chaque vol :
-
le système déduit automatiquement les minutes/ heures du pack,
-
calcule le solde restant en temps réel,
-
enregistre l’historique d’utilisation par vol.
-
Les bénévoles n’ont plus à :
-
recalculer les restes de pack,
-
expliquer pourquoi "il manque 18 minutes",
-
tenir un fichier parallèle pour suivre ça.
Tout est intégré dans le même outil, avec une logique uniforme et transparente.
4. Relances automatiques : assainir la trésorerie sans jouer au gendarme
Faire la chasse aux soldes négatifs, c’est probablement l’une des tâches les plus ingrates du trésorier :
-
relancer un pilote ami sans qu’il le prenne mal,
-
se rappeler qui a déjà été relancé,
-
retrouver son solde, sa dernière activité…
4fly automatise ce processus tout en laissant au club la main sur les règles.
4.1. Des paramètres configurables par club
Chaque club peut configurer ses propres seuils :
| Paramètre | Rôle |
|---|---|
balance_threshold |
Seuil de solde (ex : -50 €) à partir duquel on relance |
inactivity_days |
Option pour relancer aussi les membres inactifs depuis longtemps |
is_enabled |
Activer / désactiver le système de relances |
copy_emails |
Adresses en copie (trésorier, bureau…) |
Chaque jour à 9h :
-
4fly scanne les comptes.
-
Identifie les membres sous le seuil.
-
Génère un email personnalisé avec :
-
leur solde actuel,
-
leur dernière activité,
-
un lien de paiement Stripe pour régulariser en ligne.
-
-
Enregistre la relance dans un historique pour éviter de spammer (pas de doublons sur 30 jours).
Le trésorier n’a plus besoin d’éplucher un tableau :
il garde la supervision, mais ne fait plus le travail répétitif.
5. Prélèvements automatiques : l’argent rentre sans intervention humaine
Pour les clubs qui le souhaitent, 4fly peut aller encore plus loin avec l’auto-debit :
-
Dès qu’un solde descend sous un certain seuil (ex : -10 €),
-
un prélèvement automatique est déclenché.
Fonctionnement type :
-
Priorité au paiement par CB,
-
en cas d’échec, tentative via SEPA,
-
après 3 échecs consécutifs, le prélèvement auto est désactivé pour ce pilote (sécurité).
Résultat :
-
moins d’impayés,
-
une trésorerie plus stable,
-
et encore moins de temps passé à courir après les paiements.
6. Synchronisation des calendriers instructeurs : plus de coups de fil pour savoir "quand tu es dispo ?"
Une autre source de sollicitations pour les bénévoles (et les FI) :
"Tu peux voler samedi matin ? Et dimanche après-midi ? Tu es libre jeudi soir ?"
Avec 4fly, les instructeurs peuvent gérer leurs disponibilités via Google Calendar / iCal :
-
4fly synchronise automatiquement les indisponibilités et les créneaux disponibles,
-
la sync se fait toutes les 10 minutes environ,
-
les élèves voient directement les créneaux FI dans l’interface de réservation.
Deux modes sont possibles :
-
default-available : l’instructeur est disponible par défaut, sauf exceptions,
-
default-unavailable : il n’est dispo que sur les créneaux qu’il ouvre.
Résultat :
-
moins de SMS et de mails "tu es libre quand ?",
-
moins d’allers-retours,
-
et un planning qui se remplit sans gestion manuelle.
7. Des bénévoles qui redeviennent… des passionnés, pas des secrétaires
Automatiser 50 % des tâches, ce n’est pas "remplacer" les bénévoles.
C’est leur permettre de :
-
reprendre du temps pour voler,
-
se consacrer à l’accueil des nouveaux membres,
-
améliorer la sécurité et la pédagogie,
-
lancer des projets (jeunes, événements, vols partagés…).
Un club où les bénévoles sont épuisés est un club qui s’éteint doucement.
Un club où les bénévoles sont soutenus par un outil moderne garde son énergie, sa convivialité et son attractivité.
Et chez vous, combien d’heures pourriez-vous économiser ?
Si, dans votre club :
-
le trésorier passe ses soirées à relancer,
-
un bénévole se coltine les tableaux de vols tous les mois,
-
les instructeurs reçoivent 15 messages pour caler un créneau,
-
les packs d’heures sont suivis "à la main" dans un onglet caché…
alors vous avez probablement un énorme potentiel d’automatisation.
Calculez combien de temps votre aéro-club pourrait économiser en automatisant ses tâches avec 4fly.
Contactez-nous pour une démonstration personnalisée : nous passerons ensemble en revue vos process actuels, et nous vous montrerons concrètement ce que 4fly peut prendre en charge à votre place.