Pendant des années, la plupart des aéro-clubs ont tout géré avec Excel : réservations, vols, factures, soldes pilotes, cotisations… C’était pratique, pas cher, et "on a toujours fait comme ça".
Mais aujourd’hui, ce choix a un coût : erreurs, impayés qui passent à la trappe, temps bénévole gaspillé, et une image de club qui peine à se moderniser.
Dans cet article, on va voir concrètement pourquoi Excel montre ses limites pour un aéro-club, et en quoi un logiciel de gestion aéroclub comme 4fly change complètement la donne – sans transformer le club en entreprise froide, mais au contraire en simplifiant la vie des bénévoles et des pilotes.
1. Excel : votre meilleur ami… jusqu’au premier gros pépin
Sur le papier, Excel semble idéal : flexible, personnalisable, connu de tous. Mais dès qu’on parle d’exploitation aéronautique, de trésorerie et de sécurité, ses défauts deviennent structurels.
1.1. Fichiers perdus, versions multiples, “c’est pas le bon tableau”
Scénario classique :
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Le trésorier a "SA" version du fichier.
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Le chef-pilote en a une autre.
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Un bénévole enregistre une copie sur sa clé USB "au cas où".
Résultat :
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Personne ne sait quelle version est la bonne.
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On passe du temps à réconcilier les informations.
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Le risque d’erreur explose.
👉 Avec 4fly, toutes les données sont stockées dans une base PostgreSQL centralisée, sécurisée, accessible en ligne. Il n’y a qu’une seule version de la vérité pour tout le monde.
1.2. Formules cassées, erreurs invisibles… jusqu’à l’audit
Les tableaux Excel d’un aéro-club finissent toujours par devenir des usines à gaz :
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Colonnes ajoutées "vite fait" par un bénévole.
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Formules copiées/collées avec une référence oubliée.
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totaux recalculés manuellement "pour aller plus vite".
Le danger, ce n’est pas l’erreur visible, c’est celle qui reste invisible pendant des mois :
un total faux, un vol non facturé, une dette pilote qui n’apparaît pas.
👉 Dans un logiciel de gestion aéroclub comme 4fly, les calculs sont gérés côté serveur :
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Les règles sont codées et testées.
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Les montants sont calculés automatiquement en fonction des règles du club.
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Il n’y a pas de cellule à "réparer" à la main.
1.3. Excel ne sait pas collaborer en temps réel
Un aéro-club, ce n’est pas une personne derrière un écran, c’est une équipe :
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Un trésorier,
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Un président,
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Un chef-pilote,
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Des instructeurs,
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Des bénévoles au bureau…
Avec Excel, on s’échange des fichiers, on bloque des onglets, on se marche sur les pieds.
👉 4fly fonctionne en temps réel :
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Plusieurs utilisateurs peuvent consulter et travailler en même temps.
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Les données sont mises à jour instantanément (technologie Realtime).
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On peut suivre la vie du club depuis n’importe où (bureau, hangar, maison).
1.4. Données sensibles et sécurité : Excel n’est pas fait pour ça
Sur Excel, les données membres (emails, téléphones, adresses, soldes…) se retrouvent :
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sur des clés USB,
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dans des dossiers "Téléchargements",
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sur des PC perso non sécurisés.
En cas de vol, de crash disque ou de malware, tout part avec.
👉 4fly applique une Row Level Security (RLS) :
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Chaque club ne voit que ses propres données.
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Les accès sont gérés par permissions (trésorier, instructeur, pilote, etc.).
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Les données sont chiffrées, sauvegardées automatiquement et hébergées sur une infrastructure sécurisée.
1.5. Pas d’historique : impossible de savoir “qui a touché à quoi”
Excel ne garde pas la mémoire :
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Qui a modifié la ligne du vol du 12 mars ?
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Qui a changé le tarif à l’heure ?
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Quand ce solde pilote a-t-il été corrigé ?
👉 4fly conserve un audit trail complet avec horodatage :
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Chaque vol, chaque écriture, chaque modification est tracée.
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On sait qui a fait quoi, et quand.
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C’est un atout énorme en cas d’audit, de changement de trésorier ou de contrôle DTO/ATO.
2. Comment un logiciel de gestion aéroclub calcule pour vous (et correctement)
Au-delà du confort, un logiciel dédié comme 4fly permet de sécuriser les calculs liés aux vols et d’éviter les erreurs de facturation.
2.1. Calcul automatique des coûts de vol
Lorsqu’un vol est créé dans 4fly :
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Le coût est calculé automatiquement en fonction :
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de la durée de vol,
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du tarif horaire de l’avion,
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des tags du membre (réductions, instructeur, élève, etc.).
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Les éventuels packs d’heures prépayées sont débités en priorité.
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Le coût instruction peut être séparé du coût avion.
Concrètement :
Vous ne calculez plus à la main : 1h18 × 184 €/h – 10 % remise élève – 0,3h pack promo…
4fly le fait pour vous, toujours selon les mêmes règles.
Résultat :
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Moins d’erreurs,
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Moins de contestations,
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Des comptes pilotes toujours à jour.
2.2. Validation automatique des compteurs horaires
Une mauvaise saisie de compteur, et vous faussez :
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la facturation,
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le carnet de route,
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le suivi maintenance.
4fly intègre un système de validation des compteurs avec 3 modes :
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manuel : un responsable valide chaque vol,
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auto_all : tout est validé automatiquement si cohérent,
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auto_consistent : validation auto si les compteurs s’enchaînent sans incohérence.
Le logiciel vérifie :
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la cohérence entre le dernier vol et le nouveau (pas de retour arrière du compteur),
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la durée calculée (pas de vol négatif ou démesuré),
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la continuité des vols sur l’avion.
2.3. Écritures comptables automatiques
À chaque fois qu’un vol est validé, 4fly peut générer automatiquement une écriture comptable :
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Débit : compte pilote (compte membre)
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Crédit : compte produit (recette vol, instruction, etc.)
Avantages :
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Votre comptabilité est collée à la réalité opérationnelle.
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Le trésorier n’a pas à ressaisir les montants.
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L’expert-comptable peut récupérer un fichier propre et traçable.
2.4. Agrégation automatique des totaux
Là où Excel réclame des formules partout, 4fly :
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calcule les heures totales par avion, par période,
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donne les soldes pilotes en temps réel,
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agrège les recettes par type de vol ou de produit.
Plus de somme oubliée en bas de tableau ou de ligne exclue d’une plage de cellules.
3. Collaboration en temps réel : un club qui travaille ensemble
Un aéro-club moderne, c’est :
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un instructeur qui valide un vol depuis son téléphone,
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un président qui consulte les indicateurs du club depuis chez lui,
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un trésorier qui suit les soldes et les paiements,
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des membres qui réservent et voient leur solde à jour.
Avec un logiciel de gestion aéroclub :
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Les données sont à jour pour tout le monde en même temps.
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Il n’y a plus besoin de renvoyer 5 fois le fichier Excel "version finale 3_def_v4.xlsx".
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Les décisions se prennent sur des infos fiables et partagées.
4. Sécurité, traçabilité, sérénité : ce qu’Excel ne vous donnera jamais
En cas d’incident ou de contrôle, la question n’est plus "avez-vous un Excel ?", mais :
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Pouvez-vous prouver que les infos étaient à jour ?
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Pouvez-vous montrer qui a saisi quoi ?
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Pouvez-vous démontrer que votre système réduit les risques d’erreur humaine ?
Avec un outil comme 4fly :
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les modifications sont tracées,
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les accès sont maîtrisés,
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les données critiques (vols, comptes, licences, médecins, maintenance) sont centralisées et historisées.
C’est un filet de sécurité pour :
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le président,
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le trésorier,
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le chef-pilote,
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et l’image du club face à ses membres.
5. En résumé : combien coûte vraiment Excel à votre aéro-club ?
Excel ne vous coûte pas une licence.
Il vous coûte :
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des heures de bénévolat à corriger des erreurs,
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des vols non facturés ou facturés de travers,
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des tensions internes ("qui a modifié ce fichier ?"),
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une image vieillissante auprès des jeunes pilotes.
À l’inverse, un logiciel de gestion aéroclub comme 4fly :
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automatise les calculs,
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sécurise les données,
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simplifie la vie des bénévoles,
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donne une image moderne à votre club.
Et maintenant ?
Si vous vous reconnaissez dans au moins une de ces situations :
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fichiers Excel multiples dans le club,
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peur de casser une formule,
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difficultés à suivre les soldes pilotes,
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stress avant l’audit ou l’assemblée générale,
alors il est peut-être temps de tester un autre fonctionnement.
Demandez une démonstration personnalisée de 4fly avec vos propres données et voyez concrètement :
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combien de temps vous pouvez économiser,
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comment sécuriser vos calculs et vos données,
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et comment passer enfin d’Excel à un vrai logiciel de gestion aéroclub.